LOREDANA

COMUNICAREA INTERPERSONALA

Publicat de LOREDANA , miercuri, 21 aprilie 2010 04:25

Comunicarea - schimbul de informaţii, idei şi sentimente - a fost definit ca un proces interpersonal de transmitere şi recepţie de simboluri care au ataşate înţelesuri.
Încă din trecutul îndepărtat comunicarea a jucat un rol important în relaţiile dintre indivizi. De atuncişi până astăzi, comunicarea directă, orală a supravieţuit schimbărilor şi s-a impus ca cea mai completă formă de comunicare, celelalte tipuri având importanţă secundară. Comunicarea interpersonală are un caracter imediat şi reciproc, asigurând realizarea conexiunii inverse (a feed-back-ului) pentru că rolurile se modifică pas cu pas, emiţătorul poate deveni receptor şi vice-versa, funcţie de durata comunicării şi de frecvenţa mesajelor transmise.
Comunicarea umană îmbracă două forme - interpersonală şi mediată - care se constituie pe baza a două tipuri de relaţii: directe şi indirecte.
Comunicare interpersonală, respectiv directă, se realizează între două sau mai multe persoane, care se află în poziţii de proximitate şi care interacţionează sau se influenţează reciproc.
Comunicarea interpersonală presupune trei lucruri extrem de importante:cum se realizează comunicarea, adică cum comunică oamenii între ei; între cine şi cine are loc; frecvenţa cu care grupe de indivizi comunică între ele.
Scopul comunicării constă în patru elemente: a fi recepţionaţi corect, a fi inţeleşi, a fi acceptaţi, a primi o reacţie, dovadă a faptului ca am fost inteleşi. De altfel, comunicarea serveşte acţiunii, ea nu este doar gratuită sau dezinteresată, iar tot ceea ce este legat de acţiune presupune un scop.
Prin intermediul comunicării interpersonale indivizii doresc să înveţe ceva pe cineva, să transmită sau să primească diverse cunoştinţe, să influenţeze comportamentul celorlalţi, să exprime sentimente, să explice propriul comportament sau pe al celorlalţi, să întreţină şi să pastreze legături cu colectivitatea, cu grupul social de care apartin sau la care vor sa adere, sa clarifice o serie de probleme, fie ele discutabile sau controversate, sa stimuleze interesele proprii in raport cu cei din jur.
Comunicarea interpersonala urmareste cunoasterea, autocunoasterea si intercunoasterea. Din punct de vedere sociologic, relatia interpersonala presupune comuniune si angajare, demonstreaza ca psihicul uman nu se imbogateste fara comunicare. Ea reprezinta o uniunepsihica si directa, bazata pe o legatura inversa complexa care cuprinde munimum doua persoanePrerile despre definitia comunicarii interpersonale sunt impartite, dar in esenta toate definitiile spun cam acelasi lucru si anume:
 Comunicare interpersonala este comunicarea fata in fata intre doi oameni.
 Comunicarea interpersonala este o interactiune data in fata care implica de la trei la un numar mic de indivizi.



De asemenea, au fost identificate şi funcţiile comunicării:
• Funcţia de informare;
• Funcţia de comandă şi instruire;
• Funcţia de influenţare şi convingere, îndrumare şi sfătuire;
• Funcţia de integrare şi menţinere.

II. MODALITĂŢI DE COMUNICARE

Există următoarele tipuri de comunicare:
A. Comunicare orală;
B. Comunicare scrisă;
C. Comunicare non-verbală.

A. Comunicarea orală îmbracă o serie de situaţii specifice:

• Comunicarea faţă în faţă cu o persoană are avantajul că este directă şi că permite folosirea tuturor mijloacelor verbale şi non-verbale de comunicare. De asemenea, poate fi interactivă, permiţând ajustarea mesajelor pe parcurs, pe baza feed-back-ului verbal şi non-verbal.
• Comunicarea interpersonală este importantă în situaţii de evaluare a performanţei şi motivare, de dare de instrucţiuni, de rezolvare de conflicte, de negociere etc. Comunicarea interpersonală focalizată pe construirea de realţii interpersonale este necesară în procesul de îndrumare şi sfătuire da angajaţilor.
• Comunicarea managerială în grup are o serie de funcţii caracteristice cum ar fi: ajută la definirea grupului, sprijină procesul de implementare a deciziilor şi schimbării. O formă a comunicării în grup este comunicarea în faţa unui auditoriu. Adresarea orală ara ca forme specifice mai importante:
• Prezentarea, care poate avea loc fie în interiorul organizaţiei, fie în exteriorul ei. În cazul prezentărilor în interiorul organizaţiei se presupune, în general, că auditoriul are caracteristici comune. În legătură cu prezentările în faţa unui auditoriu extern organizaţiei, pot apărea două probleme importante:
- dificultatea adaptării prezentării şi a vorbitorului la auditoriul şi cadrul extern, mai puţin cunoscute;
- faza dificilă a întrebărilor şi răspunsurilor.
Alte probleme care pot să apară atât în cazul prezentărilor interne, cât şi a celor externe, sunt: - prezentările sunt confuze;
- prezentările sunt prea lungi;
- prezentările sunt neconvingătoare;
- stilul de prezentare a informaţiilor este deficitar.
• Briefingul este o prezentare mai scurtă, cu scop de rezumare a unor informaţii sau cu scop de informare la zi privind activităţi de afaceri, proiecte în desfăşurare, programe sau proceduri. Ca format, briefingul este, de obicei, o comunicare într-un singur sens, de la vorbitor spre auditoriu (procesul de informare poate implica şi auditoriul).
• Raportul are ca scop analiza situaţiei unei activităţi sau a unui proiect şi constă în prezentarea de informaţii relevante pentru o anumită fază a acestora sau pentru finalizarea lor. Există două tipuri:
a) Raportul de situaţie – se face printr-o prezentare de 30-40 minute. Scopul acestuia este de a familiariza auditoriul cu starea la zi a proiectului sau activităţii şi, uneori, să facă referiri la viitorul proiectului;
b) Raportul final – este o prezentare formală majoră de 40-60 minute, destinată analizei muncii la întregul proiect, de la început până la sfârşit. Are ca scop recomandarea pentru luarea unor decizii sau rezolvarea unei probleme, prezentarea unui rezultat final al muncii în cadrul unui proiect.
Alte tipuri de comunicare orală:
• Filtrarea – reprezintă tendinţa de a dilua sau de a opri un mesaj în curs de transmitere.
• Politica uşilor deschise concretizată prin posibilitatea oferită de manager angajaţilor de a comunica direct, fără a parcurge circuitul ierarhic. Avantajul acestui tip de comunicare este nediluarea informaţiei care ajunge în mod direct de la angajat la manager, fără alte persoane interpuse. Totodată, există şi dezavantaje, cum ar fi perioada mare de timp necesară unui manager pentru a-i asculta pe toţi angajaţii care au de făcut propuneri sau probleme de adus la cunoştinţa sa.
• Efectul de cocoloşire, adică tendinţa de a evita comunicarea ştirilor proaste celorlalţi, are avantajul că evită o eventuală panică creată de o veste proastă, dar şi dezavantajul că îi împiedică pe angajaţii care ar putea avea soluţii sau idei de rezolvare a crizei să îşi aducă aportul la clarificarea situaţiei.
• Zvonul – reprezintă comunicarea neverificată, aflată în circulaţie. Aduce multe deservicii organizaţiei, creând stări conflictuale sau oferind motive de bucurie care mai apoi nu pot fi concretizate.
• Jargonul este limbajul specializat folosit de deţinătorii unui anumit loc de muncă.
• Comunicarea prin telefon. Aspectul distinctiv al acestei comunicări este lipsa din mesaj a elementelor de natură non-verbală. Aceasta generează o distanţă psihologică faţă de interlocutor care duce în mod firesc la un conţinut depersonalizat al mesajului.
• Comunicarea cu mass-media poate îmbrăca mai multe forme:
- interviuri în exclusivitate sau spontane;
- comunicate de presă;
- conferinţe de presă.
Pentru o comunicare orală eficientă, managerul sau funcţionarul public
trebuie să aibă în vedere următoarele elemente:
a) crearea condiţiilor: - se va rezerva timpul necesar;
- se vor evita întreruperile şi deranjul din partea altor persoane;
- se va crea o ambianţă plăcută.
b) începutul întrevederii: - managerul va căuta să facă în aşa fel încât cel cu care comunică să se simtă bine;
- managerul va conduce convorbirea astfel încât solicitantul să treacă repede la subiect.
c) modul de desfăşureare a convorbirii:
- se va preciza problema care se discută;
- se va avea în vedere scopul care trebuie atins;
- interlocutorul va fi încurajat să spună tot ceea ce îl preocupă;
- discuţia va fi condusă şi controlată;
- se vor evita contrazicerile directe şi cearta;
- managerul va rămâne calm, politicos şi stăpân pe sine în orice moment, fiind mereu obiectiv;
- se vor da răspunsuri clare şi precise pentru a elimina orice neînţelegere;
d) sfârşitul convorbirii: - se vor rezuma punctele comune la care s-a ajuns;
- se va urmări să se obţină acordul interlocutorului;
- chiar dacă nu se ajunge la nici o înţelegere, managerul se va despărţi în termeni cordiali de interlocutor;
Dintre regulile care trebuie respectate în timpul unei conversaţii, menţionăm:
• siguranţa în expunere;
• discutarea doar a aspectelor bine fondate;
• se va vorbi calm, cu convingere şi fără exagerări;
• se va ţine cont de scopul expunerii;
• se va folosi o exprimare clară, precisă, sugestivă;
• se va practiva stilul concret, cu fapte precise şi exemple;
• se va păstra contactul vizual în timpul comunicării;
• se va controla mimica, evitând exagerările, gesticulările şi ticurile.
Literatura de specialitate evidenţiază faptul că viteza de gândire este de 400 de
Cuvinte pe minut, iar cea de vorbire de 275 de cuvinte pe minut. De aici apare dificultatea de concentrare asupra mesajului, existând tendinţa de a ne gândi simultan la mai multe lucruri în timp ce ascultăm un mesaj. De asemenea, s-a observat faptul că faptele sau cifrele sunt ascultate cu mai multă atenţie. O altă problemă este faptul că receptorul nu încearcă să citească printre rânduri, să înţeleagă mesajul ascuns dincolo de cuvintele, tonul şi gesturile interlocutorului.

B. Comunicarea scrisă

Caracteristicile pe care trebuie să le întrunească un mesaj scris pentru a fi eficient
sunt următoarele:
• să fie uşor de citit;
• să fie corect;
• să fie adecvat direcţiei de transmitere;
• să fie bine gândit.
Înainte de a comunica ceva trebuie stabilit scopul pentru care se doreşte transmiterea mesajului, adică dacă este oportună transmiterea mesajului, dacă reacţia de răspuns este favorabilă şi dacă mesajul transmis are şanse de a-şi atinge scopul.
Următorul pas în procesul de scriere este clarificarea şi sistematizarea gândurilor în legărură cu materialul asupra căruia s-a decis că e oportună scrierea lui. Acest proces cuprinde următoarele faze:
• generarea;
• sistematizarea;
• organizarea materialului.
Ultimul pas îl reprezintă scrierea propriu-zisă a mesajului, începând cu redactarea
lui şi continuând cu editarea şi punerea lui în forma adecvată.
Este foarte important de menţionat faptul că a gândi şi a scrie reprezintă două procese diferite. Astfel, etapa de gândire reprezintă aproximativ 40% din timpul necesar întocmirii mesajului scris, aşa cum se poate vedea din graficul de mai jos:

C. Comunicarea non-verbală reprezintă tipul de comunicare concretizat în transmiterea de mesaje prin intermediul expresiilor faciale, modulaţiilor vocii, gesturilor şi posturii corpului, care are loc în cadrul comunicării orale, directe, faţă în faţă. În cadrul comunicării non-verbale se poate analiza şi mediul în care are loc comunicarea. Ambientul contribuie la o bună desfăşurare a şedinţelor sau a întrevederilor de orice fel.